Wie funktioniert das mit den AuditorInnen begleiteten Peergroup?

Beispiel:

Einige BeraterInnen wollen sich im Rahmen einer Peergroup Zertifizieren oder Rezertifizieren lassen.

Im Grunde strukturiert sich der Ablauf in 3 Teile:

1. Die Berater*innen entschließen sich zu dem Weg und identifizieren ein(en) Auditor*in, die die Peerevaluation am Ende begleitet.
   Mit dem/der Auditor*in werden die Rahmenbedingungen, Zeitleiste, Peerevaluation, Preis ausgehandelt.
2. Die Berater*innen durchlaufen den Erstellungsweg in selbstorganisierten Workshops werden die Themenkomplexe erarbeitet. Am Anfang steht immer eine kurze theoretische Reflexion der Besonderheiten der Themen/Aspekte, dann folgt die Formulierung des eigenen GWÖ Berichtes. Die Berichte werden wechselseitig gelesen und bewertet.
3. Am Ende erfolgt die so genannte Peerevaluation in Begleitung eines/einer Auditor*in.

Der/die Auditor*in legt formell eine AuditorInnenbgeleitete Peerevaluation (AbPE) an (sofern nicht schon geschehen), die Registrierung der BeraterInnen in der spezifischen AbPE führen die eilnehmenden Berater*innen selbst durch (den entsprechenden Link verteilt die Auditor*in).

Um diesen Rahmenprozess gut zu unterstützen gibt es jetzt die elektronische Anmeldung für die AbPE. Die zugelassenen Auditor*innen sind im System registriert.

Jedesmal, wenn eine neue AbPE startet, wird die Peergroup von der Auditor*in „registriert“ (Peergroup anmelden) und die Teilnehmenden melden sich über einen spezifischen Link, den die Auditor*in verteilt, selbst an.

Diese Anmeldung und die verschiedenen Aktivitäten werden durch einen sogenannten Arbeitsablauf/Workflow unterstützt, indem in der Peergroupanmeldung ein Steuerfeld immer auf einen neuen Status gesetzt wird. Das führt dazu, dass die beteiligten Menschen im Hintergrund über die Änderung automatisch per Email benachrichtigt werden.

Ist die Peerevaluation abgeschlossen und alle finalen GWB Rechner liegen vor, werden für die teilnehmenden Firmen die Zertifikatsdaten (Berechnungen aus dem GWB Rechner) in das System zur Vorbereitung der Erstellung der Zertifikate von der Auditor*in übertragen.

So können wir sicherstellen, dass nichts verloren geht und nichts übersehen wird. Für uns alle eine Erleichterung und durch die Struktur ein zuverlässiger Ablauf.

Workflow Steuerung 1 (Der/Die Peergroupbegleter*in)

Jedesmal, wenn eine neue Peergroup vorbereitet wird, wird die Peergroup von der Peergroup Leiter*in „registriert“ (Peergroup anmelden) und die Teilnehmenden können melden sich an. Di angebotenen noch nicht ausgelasteten AbPGs werden im Webtool angezeigt (Link).

Die Peergroup ist für maximal 4 Berater*innen zugelassen. Sind vier Berater*innen registriert, setzt die Auditor*in die Peergroup auf gestartet, damit wird sie nicht mehr öffentlich angezeigt.

Dadurch ergibt sich von Anfang an ein Team an Teilnehmenden, die gemeinsam den Weg durchlaufen.
Mit Abschluss der Peerevaluation lädt der/die Peergroupbegleiter*in alle GWÖ Berichte und GWB Rechner der Peergroupteilnehmenden in das Tool.

Als letzter Schritt wird die Peergroupveranstaltung selbst mit dem Abschlussdokument der Peerevaluation ergänzt (hochgeladen) und der Workflow auf „Peerevaluation abgeschlossen“ gestellt.

Workflow Steuerung 2 (Das Backoffice der  Peergroups)

Beim Status „Peerevaluation abgeschlossen“ bekommt das Backoffice der Peergroups eine entsprechende Benachrichtigung. Es wird die Rechnung für die Peergroup erstellt und wenn diese bezahlt ist, werden alle Zertifikate erstellt und bei den Teilnehmer*innen abgelegt. Der/die Auditor*in wird benachrichtigt. Nun können die Zertifikatean die Berater*innen geschickt und in die Berichte eingebaut werden. Die finalen Berichte mit dem eingebauten Zertifikat werden von der Auditor*in zur Veröffentlichung im Tool abgelegt.

Wenn alle Zertifikate eingebaut sind stellt der/die Auditor*in den Workflow auf „archivieren“, das Backoffice wird benachrichtigt und kann die Peergroupergebnisse zur Archivierung übernehmen.

Sonstiges:

Beschreibung zum Umgang mit der Toolumgebung: AbPE_Dokumentation_01

Formelle Dokumente zur Peergroup: Bestätigung: vorlage-dokumentation-peer-evaluation-matrix50
oder das nachfolgende Excel:
Hier die PDF Vorlage auch als Excel: Peerevaluation_50_Vorlage_leer

Kann ich als Berater*in sehen, welche AbPE gerade offen sind ?

Ja, das kann man sehen. Hier der entsprechende Link: offene AbPE